Tarvitaanko tilaisuuteen tarjoiluja? Mistä tarjoilut tilataan? Kuka hoitaa tilauksen? Entä tilaisuudessa kuka laittaa tilaisuudessa tarjoilut esille tai siivoaa pois?

Checklist

• Omat eväät
• Aamupala
• Lounas
• Kahvit
• Välipala
• Vesi
• Ruokajuomat
• Illallinen
• Iltapala
• Virvokkeet
• Hedelmät
• Kahvileivät
• Sämpylät

Muista

• Tarjoiluja suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon osallistujien ruokarajoitteet. Muista kysyä ne hyvissä ajoin ja viimeistään tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä. Ravintoloissa ruokailua isolle porukalle nopeuttaa merkittävästi mikäli annokset on valittu etukäteen.

Tilaisuuden työllistävyyttä on hyvä tarkastella myös siitä näkökulmasta, että järjestelytoimikunta saa nauttia tilaisuudesta eikä ole kiinni monenlaisissa tehtävissä koko tilaisuuden ajan. Tehtäviä on aika monta ja siksi on syytä pohtia ulkopuolisten palkkaamista etenkiin isompiin kokonaisyyksiin.

Checklist

• Tilaisuudesta vastaava (ohjelman koordinaattori)
• Tekniikasta vastaava
  Host (isäntä/emäntä)
• Juontaja
• Taltioinnista vastaava
• Siivoudesta vastaava
• Ruokailusta vastaava

Vinkkejä

• Varsinkin isommissa tilaisuuksissa henkilökunnan jäsenet olisi myös hyvä jostain merkistä tunnistaa
• Mikäli tilaisuudessa on ulkopuolista henkilökuntaa kannattaa heidän puketumiseensa antaa ohjeita
• Jokaisessa isommassa tapahtumassa tulee olla suunnittelma sille kuka kommunikoi kriisitapauksessa esim. evakuointi. Tämä hoituu automaattisesti turvallisuus alan toimijoiden ollessa paikalla.

Tilaisuutta järjestäessä on hyvä selvittää pitääkö tilaisuudesta tehdä poliisi-ilmoitus, tarvitaanko esimerkiksi kulunvalvontaa, järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta ja niin edelleen.

Checklist

• Lupa-asiat
• Järvestyksenvalvojat
• Vartijat
• Narikka
• Kutsujen tarkistus
• Lippujen luku
• Liikenteenohjaus
• Host
• Kulunvalvonta
• Turvamies

Vinkki

• Kaikki valvontaan liittyvät asiat on syytä keskittää yhdelle toimijalle, vaikkei kaikkiin listan tehtäviin vaaditakkaan ammattilaista.

Yritystilaisuuden onnistuminen riippuu monesta tekijästä, mutta kalustus ja somistus ovat olennaisia elementtejä, jotka vaikuttavat olennaisesti tapahtuman yleisilmeeseen ja vieraiden kokemukseen.

Huomioi kalustamisessa tila ja osallistujamäärä, istuinten mukavuus, funktionaalisuus ja brändäys. Voit esimerkiksi käyttää brändivärisiä tekstiilejä tai logollisia koriste-esineitä. Somistamissa on hyvä muistaa teema, värit, valaistus, kasvit ja taide. 

Checklist

• Baaripöydät
• Kokouspöydät
• Illallispöydät
• Kukat
• Servetit
• Astiat
• Narikat
• Aurinkovarjot
• Teltat
• Esiintyjien ja tilattujen palveluiden tarpeet

Vinkkejä

• Huomioi vuodenaika, ympäristö sekä luonnollisesti budjetti.
• Tarkistaa esiintyjiltä millainen ”rider” heillä on. Esimerkiksi DJ tarvitsee korkean pöydän ja tuolin, vaatesäilytystä varten tarvitaan asianmukaiset naulakot ja laput.
• Ota aina huomioon säävaraus mikäki tilaisuus tai osa siitä on tarkoitus tapahtua ulkoilmassa.

On hyvä miettiä tarkkaan miten tilaisuuteen saavutaan?

Kuka saapuu ja mistä päin? Tarvitaanko eriaikaisia kuljetuksia? Entä onko tilaisuuteen tavaraa, kalusteita ja somisteita, joita tulee toimittaa? Tarvitaanko ennakkovarauksia tai onko syytä ostaa matkalippuja etukäteen?

Checklist

• Matkaliput
• Taxi
• Autonkuljettaja
• Pikkubussi
• Iso bussi
• Karaokebussi
• Venekuljetus
• Lentomatka
• Lauttamatka
• Laivamatka
• Junamatka
• Pakettiauto
• Parkkipaikat

Vinkki

On hyvä muistaa tilata tarvittavat parkkipaikat sekä kuljetukset etukäteen osallistujien ja esiintyjien osalta, sillä usein tilaisuuksissa eletään kiireisessä aikataulussa eikä odotteluun ole aikaa.

Määritä yritystilaisuuden ja majoituksen budjetti ja valitse majoitusvaihtoehdot sen mukaisesti. Kartoita majoitusvaihtoehtoja, kuten hotelleja, huoneistohotelleja tai bed & breakfast -majoitusta ja selvitä osallistujien toiveet majoitusten osalta. 

Checklist

• Varauksen teko
  Tee majoitusvaraukset hyvissä ajoin, etenkin jos tilaisuus järjestetään suositussa paikassa tai ajankohtana.
• Ryhmävaraus
  Pyydä majoituspaikalta tarjous ryhmävarauksesta.
• Maksaminen
  Sopi maksutavasta majoituspaikan kanssa.
• Varauslomake
  Luo selkeä varauslomake, jossa kerätään vieraiden yhteystiedot ja muut tarvittavat tiedot.
• Vahvistus
  Lähetä vieraille varausvahvistus, jossa on kaikki olennaiset tiedot majoituksesta.
• Muutokset
  Ole valmis käsittelemään mahdollisia muutoksia tai peruutuksia.

Muista

• Varmistaa, että majoituspaikassa on riittävästi huoneita kaikille osallistujille.
• Tarkistaa, mitä lisäpalveluita majoituspaikka tarjoaa, kuten aamiainen, sauna, kuntosali tai kokoustilat.

Tilaisuutta järjestäessä on hyvä ottaa huomioon millaisia määräyksiä on asetettu kierrätykselle. Tai miten jätehuolto toimii? Tärkeää on myös etukäteen suunnitella kuka tai mikä taho siivoaa tilat tilaisuuden jälkeen.

Checklist:

• Siivous ennen
• Siivouspäivystys
• Siivous jälkeen
• Kierrätys
• Jätehuolto
• Siivousvälineet
• Siivousaineet
• Roskapussit

Vinkkejä:

• Ulkopuolissa tapahtumatiloissa on järkevämpää ulkoistaa siivous kuin järjestää se omin voimin.
• Oman talon sisäiset tilaisuudet ja niiden siivoustarpeet ja -aikataulut on syytä kommunikoida hyvin ja hyvissä ajoin tilaisuudesta vastaavalle henkilölle.

Onko tilaisuuden taltionti sen varassa, että kuvia oman purkan toimesta?
Onko tilaisuus kenties sellainen, että kuvia voisi käyttää esim. markkinoinnissa?

Pohdi mitä tarvitset

• Valokuvaus?
• Videokuvaus?
• Kuvausluvat?
• Mihin alustoille kuvia on pohdittu käytettäväksi?

Tilaisuutta järjestäessä tulee ottaa huomioon tapahtuman tekniikan tarpeet ja ratkaisut. Vaikka olisi kyse pienestä tilaisuudesta, sisältää sekin jos jonkinlaisia teknisiä tarpeita.

Checklist

• Sähköt
• Internet
• Esitystekniikka
• Puheäänentoisto
• DJ soittimet
• Bändin tarpeet
• Valaistus
• Kuvaus
• Kuvausvalaistus
• Piuhat ja adapterit
• Esityskone
• Moderointi
• Stream

Vinkki

• Tilaisuuden luonteesta riipumatta on aina hyvä olla ainakin yksi henkilö, joka vastaa teknisestä toteutuksesta.

Tilaisuuden aihe, osallistujien määrä sekä toivotut ja tarvittavat ohjelmajärjestelyt vaikuttavat tilojen valintaan. Tärkeää on myös pohtia tilaisuuden sijaintia ja sinne kulkemista. Budjetin raameissa voi lähteä miettimään tilan tunnelmaa sekä miten tilasta saisi vielä viihtyisämmän esimerkiksi kalusteiden, somisteiden ja valaistuksen avulla.

Vinkki

• Valitse mahdollisimman monimuotoinen helposti muokattavsissa oleva tila järkevällä sijainnilla.

On tärkeää valita tilaisuudelle vastuuhenkilö, joka vastaa tilaisuuden suunnittelusta, osallistujien tarpeiden kartoituksesta, tilaisuuden järjestelyistä sekä läpiviennistä, unohtamatta jälkipeliä ja kaiken dokumentointia. Vastuuhenkilö huolehtii myös kaikkien järjestelyiden ja tilausten koordinoinneista, aikatauluista, ohjeistuksista sekä tarvittaessa ratkaisee paikan päällä ilmenevät haasteet.

Checklist

• Aikataulut
• Tehtävälistat
• Tarjoukset
• Tilaukset
• Kommunikointi

Vinkkejä

• On olemassa valmiita digitaalisesti jaettavia työkaluja, joiden avulla dokumentoinnista jää jälki, mikä helpottaa tilaisuuden järjestämisen seurantaa sekä toteutettujen tehtävien tilaa.
• Excel on myös oiva apuväline pienemmissä kokonaisuuksissa.
• Tapahtumajärjestäjillä on monesti sellaista tietotaitoa ja kontakteja, jotka säästävät suuresti aikaa. Lisäksi heidän valmiiksi neuvotellut ja sovitut sopimuksensa keventävät kustannusrakennetta. Saatat myös yllättyä ammattimaisen tapahtumajärjestäjän hullusta luovuudesta. 😉

Huolellisesti suunniteltu viestintä on yksi tärkeimmistä tekijöistä onnistuneen tilaisuuden takaamiseksi. Onnistuneeseen viestintään liittyy sekä sisäistä että ulkoista kommunikaatiota eri kanavissa sekä tarkemmin mietitty aikataulutus

Checklist

• Ulkoiset some-kanavat
• Sähköposti
• Slack (tms.)
• Intra

Muistettavat asiat

• Yleinen informaatio, jossa kerrottu mitä, missä ja milloin
• Ilmoittautumiset (mihin mennessä on ilmoittauduttava ja missä kanavassa)
• Ruokarajoitteet / menun valinnat (aikataulu mihin mennessä pitää ilmoittaa)
• Varusteet (mitä pitää jokaisen huolehtia itse mukaan)

Vinkki

• On hyvä valita yksi henkilö, joka kokoaa kaiken viestintään liittyvän informaation sekä vastaa myös informaation jakamisesta niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.

Mitä tahansa teidän organisaatiossanne järjestetään, Happy Agent on palveluksessasi.

Breaksin Happy Agent huolehtii puolestasi kaikki onnistuneeseen yritystilaisuuteen liittyvät asiat. Olipa kyseessä virkistyspäivä, seminaari tai koulutustilaisuus – ei huolta, Breaks hoitaa!

Olemme toteuttaneet:

• Kick off
• Tilinpäätös
• Henkilökunnan koulutus
• Kesäpäivät
• Pikkujoulut
• TyKy-päivät
• Työhyvinvointi
• Tiimipäivät
• Strategiapäivät